Document Control sebagai Nafas Organisasi

 Jakarta – Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia (P3RI) kembali mengadakan web seminar (webinar) bertema Coffee Talk #7 P3RI “Bedah Profesi Document Controller” yang diselenggarakan tanggal 15 Juli 2022. Webinar ini menghadirkan I Putu Ari K. Budiasa (Document Control Lead di Perusahaan Migas di Jawa Timur). Acara dipandu oleh Maghfira Puti Gaisani (Staf Pengajar Vokasi MRA UI) sebagai moderator. Sambutan disampaikan oleh Farli Elnumeri, S.S., M. Hum, sebagai Kepala Perpustakaan Daniel S. Lev Law Library.

I Putu Ari memaparkan mengenai Document Controller, dimana profesi tersebut mempunyai peran bertanggung jawab dan memastikan proses pengelolaan dokumen dilakukan secara konsisten, terkontrol dan sesuai dengan standar (baku) pada setiap siklus hidup dokumen. Beliau menambahkan “Sebuah dokumen harus mutakhir (terdapat pembaharuan), andal (sudah melewati pengecekan prosedur), dan absah (format mendapat approval).”

Terkait dengan siklus dokumen, “dimulai dari creation document (dokumen dibuat), nantinya dokumen akan di review (dilakukan pengecekan baik dari segi administratif terkait dokumen dan substantif daripada dokumen itu sendiri), diperoleh approval dan dokumen dapat dipublikasikan dan didistribusikan kepada pengguna atau tim, kemudian dokumen disimpan dan dipantau aksesibilitasnya.”

pungkas Putu Ari. Ketika ada perubahan atau modifikasi yang dilakukan terkait dengan dokumen nantinya akan dilakukan revisi dan begitu seterusnya.

Document Control mempunyai beberapa prinsip dasar yang melandasi, antara lain: 

1.     Keselamatan, tidak boleh ada sedikit kesalahan dalam pengelolaan dokumen, karena dapat berakibat

fatal. 

2.     Kualitas, bagian dari QMS untuk mendapatkan dokumen yang konsisten. 

3.     Keterlacakan, mendukung audit dan kepentingan perusahaan. 

4.     Keutuhan, masing-masing dokumen merupakan dokumen yang tepat dan sesuai dengan porsinya. 

5.     Kepatuhan, standar guna mencapai konsistensi pengelolaan dokumen. 

Menurut Putu Ari, sebagian besar profesi Document Control dibutuhkan pada sektor, aktivitas atau organisasi yang: 

1.     Bergerak atau pada aktivitasnya melakukan pengelolaan terkait dengan dokumen teknis dan juga

terkait kegiatan konstruksi.

2.   Dokumen di organisasi tersebut sering dilakukan modifikasi atau pembaruan dari segi konten

dokumen tersebut.

3.     Menekankan bahwa kegiatan penemuan informasi atau dokumen yang sifatnya dapat diandalkan,

terkini, resmi sebagai suatu aktivitas yang penting dalam melakukan bisnis dan operasi terkait

dengan organisasi tersebut.

4.     Penggunaan dokumen asing atau tidak resmi secara tidak disengaja dapat menimbulkan isu terkait

keselamatan (safety).

5.     Melakukan pertukaran dokumen atau informasi.

6.     Menekankan pentingnya kepatuhan, keterlacakan, dan audit.

Putu Ari mengatakan Document Control berfungsi dan berperan untuk: 

1.     Memastikan kepatuhan dan regulasi dokumen terhadap aturan  atau standar.

2.     Memelihara daftar dokumen (Document Register). 

3.     Melaksanakan pemeriksaan kualitas dokumen. 

4.     Identifikasi dokumen secara tepat (klasifikasi dan metadata).

5.     Menyusun dan menyimpan dokumen secara elektronik atau tercetak.

6.     Memproses setiap dokumen masuk dan keluar.

7.     Mendistribusikan dokumen kepada pengguna terkait (internal dan eksternal).

8.     Menerbitkan laporan dan statistik terkait status perkembangan dokumen.

9.     Point of contract untuk pertanyaan terkait dokumentasi.

Seorang pada bidang document controller sangat diperlukan untuk mengatur dan memastikan setiap dokumen yang berada di instansi mereka sudah sesuai dengan standar yang berlaku. (Dhestari)